Premessa

Il Consiglio di Amministrazione di BUGNION S.p.A. (anche “La Società” o “L’Azienda” nel seguito), ha adottato il presente Codice Etico (anche “Il Codice” nel seguito) al fine di individuare, definire e chiarire i valori etici e civili ai quali si ispira nella sua attività e gli impegni che in questo senso assume nei confronti dei propri stakeholders interni ed esterni.

La Società, si impegna a portare il Codice Etico a conoscenza di tutti i destinatari.

Organi istituzionali

Per una concreta applicazione dei principi espressi in questo Codice e per assicurarne una reale efficacia, la Società si è dotata di due organi ai quali affidare compiti inerenti il Codice stesso: il Comitato Etico che corrisponde al Consiglio di Amministrazione e il Responsabile Etico che corrisponde al Presidente, Renata Righetti.

I due organi hanno un ruolo propositivo rispetto ai contenuti e alle finalità del Codice e sono i primi responsabili della sua promozione, corretta interpretazione ed attuazione.

In particolare, nel rispetto delle relative competenze, il Comitato Etico ha il compito di:

– individuare le modalità più opportune per garantire la diffusione del Codice presso tutti i destinatari e per la loro sensibilizzazione;

– ascoltare le parti interessate e contribuire alla risoluzione dei principali dubbi interpretativi;

– ricevere le segnalazioni sul presunto mancato rispetto o sulle eventuali violazioni del Codice e, nel caso, effettuare le relative istruttorie;

– elaborare un Rapporto annuale sullo stato di attuazione del Codice; – proporre al Responsabile Etico eventuali aggiornamenti del Codice, laddove dal Report annuale ne emergesse la necessità.

Destinatari

Destinatari delle norme del Codice sono, indistintamente e senza alcuna eccezione, tutti gli organismi aziendali e i raggruppamenti operativi, anche informali, operanti all’interno e all’esterno della Società nonché, individualmente, gli amministratori, i dipendenti, i collaboratori esterni anche occasionali, i consulenti, i fornitori, i prestatori di servizi e chiunque altro entri in rapporti contrattuali con la Società stessa, tenuti tutti a conoscere le disposizioni del presente Codice e ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni stesse.

I componenti del Consiglio di Amministrazione sono tenuti ad ispirarsi ai principi del Codice, nel fissare gli obiettivi aziendali, nel proporre gli investimenti e realizzare i progetti, nonché in qualsiasi decisione o azione relativa alla gestione dell’impresa.

Tutti i destinatari sono inoltre tenuti alla conoscenza ed al rispetto del Codice Deontologico dei Consulenti in proprietà intellettuale e del Codice deontologico dell’Ordine Nazionale Forense attinente alla propria professione nella misura applicabile al loro operato.

Principi generali

La Società ha come principio fondamentale il rispetto di tutte le leggi e i regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui opera.

Si richiama esplicitamente ai valori e ai principi espressi dalla Costituzione Italiana e si impegna ad intraprendere nel proprio ambito tutte le azioni necessarie affinché vengano rimosse le cause che rendano non pienamente attuati o attuabili tali principi.

La Società pertanto persegue i seguenti principi:

Rispetto – Opera per garantire un ambiente di lavoro stimolante, libero da ogni forma di discriminazione o molestia, e promuove la diversità e l’inclusione tra i propri collaboratori, nella convinzione che la cooperazione tra persone portatrici di culture, competenze, prospettive ed esperienze differenti sia un elemento fondamentale di crescita e di innovazione aziendale e sociale.

Responsabilità – Riconosce l’importanza della responsabilità etico-sociale nella conduzione delle attività aziendali e si impegna al rispetto dei legittimi interessi dei propri stakeholders e della collettività in cui opera.

Qualità – Afferma l’importanza strategica dell’aggiornamento professionale e della formazione continua di tutti i propri collaboratori come strumento di crescita personale e di garanzia qualitativa del livello dei servizi offerti e forniti al mercato.

Sostenibilità – Si impegna, nei limiti delle proprie possibilità, essendo una società di servizi professionali a basso tasso d’inquinamento, a ridurre l’impatto ambientale dei propri uffici e delle proprie attrezzature e quello derivante dagli spostamenti del proprio personale e dei propri collaboratori.

Il rispetto dell’ambiente e la riciclabilità dei prodotti sono criteri essenziali nel processo di selezione dei fornitori e dei prodotti.

Solidarietà – Sostiene con l’attività professionale pro bono dei propri dipendenti e collaboratori e/o con donazioni, premi, sconti ed altre forme di sostegno: ONLUS, Associazioni, Fondazioni ed Enti di ricerca, cura, assistenza sociosanitaria o con finalità culturali e sportive.

La Società, nel promuovere il proprio sviluppo:

persegue l’eccellenza nell’erogazione dei propri servizi, nelle capacità professionali e nell’impegno dei propri dipendenti e collaboratori;
sviluppa un’azione continua di miglioramento dei servizi e dei processi aziendali, mirata alla soddisfazione dei clienti e alla tutela, competenza, consapevolezza ed abilità dei lavoratori;
riconosce nelle risorse umane il patrimonio fondamentale ed insostituibile per il proprio successo, ispirandosi, nella gestione dei rapporti di lavoro e collaborazione, al pieno rispetto dei diritti dei lavoratori, promuovendone la piena valorizzazione e lo sviluppo professionale ed astenendosi da qualsiasi comportamento discriminatorio;
si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi ed esigendo comportamenti responsabili da parte di tutti i dipendenti, i collaboratori e i fornitori;
garantisce ai propri dipendenti e collaboratori ambienti di lavoro confortevoli, sicuri e salubri;
garantisce altresì istruzione, mezzi tecnici e sistemi organizzativi che consentano a tutti i propri dipendenti di operare anche in modalità smart working, purché non abbiano mansioni incompatibili con esso;
non tollera né favorisce in alcun modo comportamenti tendenti ad agire contro la legge;
pone la massima attenzione affinché siano evitate, sempre e comunque, situazioni in cui possano verificarsi conflitti di interesse;
garantisce l’assoluta riservatezza delle informazioni in suo possesso;
vieta a tutti i suoi dipendenti e collaboratori di accettare, offrire o promettere, anche indirettamente, denaro o altre utilità non dovute nei rapporti con pubblici ufficiali e incaricati di pubblico servizio oltreché con i clienti, i potenziali clienti e i fornitori.

Funzioni del Codice

A questo Codice sono attribuite le seguenti funzioni:

di legittimazione: il Codice esplicita i doveri e le responsabilità della Società nei confronti degli stakeholders;
cognitiva: il Codice, attraverso l’enunciazione di principi e di regole di comportamento, consente di riconoscere i comportamenti non etici e di indicare le correte modalità di esercizio delle funzioni, delle responsabilità e dei poteri individualmente e collettivamente attribuiti;
preventiva: il Codice codifica i principi etici di riferimento e le regole di comportamento basilari cui tutti devono uniformarsi e dichiara l’impegno serio e concreto della Società a rendersi garante della legalità e dell’eticità della propria attività anche ai fini di prevenzione di illeciti;
di incentivo: il Codice, imponendo l’osservanza di regole e principi, contribuisce allo sviluppo e alla condivisione di una coscienza etica, rinsalda la coesione societaria e rafforza l’immagine della Società, dei suoi collaboratori e dei suoi dirigenti e incrementa il livello di fiducia da parte di tutti gli stakeholders.

Rapporti interni

La Società tutela e promuove il valore delle proprie risorse umane; pertanto, i rapporti con tutti coloro che operano nella Società, a qualsiasi titolo, sono sottoscritti e regolamentati in base a norme di legge. In nessun caso è ammessa una forma di rapporto lavorativo o consulenziale irregolare.

Tutti indistintamente i dirigenti, i dipendenti, i collaboratori, gli stagisti e i praticanti sono tenuti a comportarsi in maniera rispettosa nei confronti di tutti i colleghi, indipendentemente dal rispettivo livello di inquadramento o gerarchico, astenendosi sempre da atteggiamenti o linguaggi che possano offendere la dignità e la sensibilità altrui.

Tutti devono collaborare a creare un clima aziendale in cui ciascuno si senta accettato e incoraggiato, in un contesto di fiducia reciproca, al raggiungimento dei propri obiettivi e di quelli societari.

Coloro che ricoprono ruoli di responsabilità devono creare e promuovere un ambiente di lavoro in cui il rispetto, la collaborazione, la diversità e l’inclusione siano valori effettivamente perseguiti.

Ogni decisione concernente il personale, tra cui, a titolo di esempio, la selezione, l’assunzione, la formazione, la valutazione e la crescita professionale e salariale deve essere basata sul merito e sul rendimento e non deve essere influenzata da altri fattori quali, ad esempio, l’etnia, l’origine geografica o sociale, la religione, il genere, l’orientamento sessuale, le opinioni politiche e sindacali, l’età, la nazionalità.

Tutte le comunicazioni verso i collaboratori da parte della Direzione e dei responsabili ai vari livelli devono sempre essere improntate a chiarezza, trasparenza, completezza e correttezza.

Qualsiasi forma di molestia, intimidazione o mobbing deve sempre essere combattuta con la massima determinazione da parte di tutti ed in particolare dai responsabili di sede o di funzione. Atteggiamenti inappropriati che non dovessero trovare pronta soluzione devono essere riportati all’Ufficio Personale e/o alla Direzione e/o alla Presidenza e/o al Consiglio di Amministrazione nella sua interezza e/o ad uno o più dei suoi membri nel rispetto della normativa a tutela dei dati personali.

La Società garantisce occasioni e opportunità di formazione a tutti i dipendenti e i collaboratori che sono a loro volta invitati ad impegnarsi ad accrescere le proprie competenze professionali e operative, anche avanzando proposte in merito.

È incoraggiato il coinvolgimento di dipendenti e collaboratori nello svolgimento e nella programmazione del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali e tutti sono chiamati a partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione ed indipendenza di giudizio.

L’ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze aziendali, consente ai responsabili di prendere decisioni finali più articolate e informate. Collaboratori e dipendenti a tutti i livelli gerarchici devono comunque concorrere sempre alla realizzazione dei progetti e delle attività stabilite a livello societario.

Dipendenti e collaboratori tutti sono tenuti alla più stretta riservatezza su qualsiasi informazione riservata ricevuta, o di cui siano venuti a conoscenza anche casualmente, nell’ambito della propria attività lavorativa.

In considerazione dello specifico ambito di attività della Società, è necessario il massimo livello di attenzione e di comprensione sull’obbligo di salvaguardare le informazioni riservate della Società stessa, dei suoi clienti e dei suoi consulenti.

A questo fine, oltre alla specifica formazione impartita all’ingresso in azienda, la Società ripete periodicamente ulteriori momenti formativi sul tema, alla luce anche del modificarsi delle tecnologie e/o delle norme dei codici deontologici degli Ordini professionali di riferimento.

Analogamente, a garanzia della corretta operatività aziendale, periodicamente vengono ripetuti momenti formativi a tutto il personale sulle norme a tutela dei dati personali e sul corretto utilizzo dei mezzi informatici, onde evitare intrusioni nei sistemi informativi aziendali.

Tutti i dipendenti e i collaboratori devono:

evitare situazioni o attività che contrastino con il corretto adempimento dei propri compiti, che possano condurre a conflitti di interesse con la Società o che possano interferire con la capacità di assumere decisioni imparziali, nel migliore interesse della Società stessa;
rispettare e salvaguardare i beni della Società nonché impedirne l’uso fraudolento o improprio;
evitare qualsiasi attività che possa nuocere agli interessi, alla reputazione e all’immagine della Società;
rispettare le norme operative e i Regolamenti Aziendali e, se del caso, proporne migliorie e/o integrazioni;
segnalare tempestivamente al proprio superiore gerarchico e/o alla Direzione qualsiasi errore che si sia compiuto nella propria attività lavorativa o di cui si sia venuti a conoscenza o che si sia casualmente rinvenuto all’interno di una qualsiasi pratica, allo scopo di cercare di prevenire e contenerne le conseguenze;
riportare immediatamente al proprio superiore gerarchico e/o alla Direzione qualsiasi contestazione sull’operato societario, anche professionale, da parte di clienti o terzi.

Rapporti esterni

I componenti degli organi sociali, i dipendenti ed i collaboratori della Società devono tenere un comportamento improntato alla massima correttezza ed integrità in tutti i rapporti con persone ed Enti esterni alla Società.

La professionalità, la competenza, la correttezza e la cortesia rappresentano i principi guida, che tutti i destinatari sono tenuti ad osservare nei loro rapporti con i terzi.

È fondamentale che i rapporti nei confronti di tutti i soggetti esterni siano improntati:

alla piena trasparenza, correttezza e completezza informativa;
al rispetto delle leggi e in primis delle disposizioni in tema di reati contro la Pubblica Amministrazione;
all’indipendenza nei confronti di ogni forma di condizionamento, sia esterno che interno.

Inoltre, la Società s’impegna e opera attivamente per evitare il determinarsi di situazioni di conflitto di interessi fra i propri clienti. A questo scopo effettua regolarmente un monitoraggio costante e a tutti i livelli, con lo scopo di mantenere a zero il realizzarsi di questa tipologia di casi.

La Società è dotata di G.D.P.R. che regola il trattamento dei dati sensibili di dipendenti, collaboratori e terze parti ivi incluse di clienti e fornitori e di tutti i dati sensibili che possano essere trattati nello svolgimento dell’attività lavorativa.

Corruzione e frode

La società rifiuta e contrasta qualsiasi forma di corruzione o concussione nei confronti di persone fisiche e persone giuridiche, sia pubbliche che private, perseguendo l’obiettivo, attraverso un monitoraggio costante e a tutti i livelli, di mantenere a zero il realizzarsi di questa tipologia di reati.

La Società vieta pertanto esplicitamente ai membri degli Organi Aziendali, a tutti i dipendenti, collaboratori e consulenti qualsiasi forma di pratica corruttiva e nello specifico di promettere e offrire a terzi in via diretta o indiretta benefici in denaro o in altra forma, al fine di conseguire un vantaggio improprio, vietando anche di sollecitare, richiedere o accettare a propria volta denaro o altre utilità.

Bugnion dichiara che il 100% dei suoi dipendenti ha seguito una formazione on line sulla corruzione nel Live di Dicembre 2023 e che in caso di variazioni normative, si impegna annualmente ad aggiornare su queste tematiche tutta la popolazione aziendale.

Per corruzione e frode s’intendono:

Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali (reati a titolo esemplificativo: corruzione e abuso d’ufficio, reati societari, riciclaggio, ricettazione, ecc);
Condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (reati a titolo esemplificativo: Indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato, di un ente pubblico o dell’Unione Europea per il conseguimento di erogazioni pubbliche, frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico e frode nelle pubbliche forniture);
Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; tutela dell’ambiente; salute pubblica; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
Regali, omaggi, ospitalità, forme di intrattenimento o altri simili benefit possono essere promessi, offerti e accettati solo se connessi all’attività lavorativa e limitati alle normali occasioni e circostanze festive o celebrative e devono in ogni caso essere di valore modesto e puramente simbolico.

Immagine societaria

La Società ritiene di fondamentale importanza trasmettere e salvaguardare l’immagine positiva della propria struttura, della propria realtà e della propria competenza.

La comunicazione e l’immagine esterna della Società, sia attraverso la comunicazione istituzionale che attraverso il comportamento e le comunicazioni dei propri dipendenti e collaboratori, devono sempre corrispondere ai principi etici espressi in questo Codice.

Tutti i dipendenti e collaboratori sono tenuti pertanto a non esprimere con linguaggi e comportamenti individuali in ambito lavorativo o con esternazioni attraverso social media, comunque riconducibili alla Società, concetti che siano in contrasto con i principi di questo Codice.

Divulgazione del Codice Etico

La Società si impegna a divulgare il contenuto del presente Codice presso tutti i soggetti Destinatari e a garantirne la diffusione sia interna che esterna.

La Società organizza un’opportuna opera di introduzione e spiegazione dei contenuti del Codice nei confronti di tutti i Destinatari interni e presenti.

Una particolare attenzione viene rivolta ai neo Assunti, verso i quali la Società si impegna a presentare e approfondire i contenuti del Codice entro la fine del primo anno dalla loro assunzione.

Il Codice è pubblicato sul portale HR aziendale, sull’intranet aziendale e consegnato/inviato a tutti gli organi sociali, a tutti i dipendenti e collaboratori, ai consulenti, ai fornitori e, più in generale, a tutti i terzi che possano agire in nome, per conto o per incarico della Società e deve essere da tutti costoro sottoscritto per presa visione e accettazione.

Il Codice è inoltre pubblicato con opportuno rilievo anche sul sito internet della Società, almeno nel testo italiano e inglese.

Il compito di vigilare sul rispetto del presente Codice spetta al Comitato Etico (Consiglio di Amministrazione), che adotta ogni provvedimento necessario per assicurarne la piena e completa applicazione.

Segnalazioni e violazioni del Codice Etico

Onde garantire l’effettiva applicazione del Codice, la Società richiede che tutti i Destinatari interni, nel caso in cui vengano a conoscenza di presunte violazioni del presente Codice o di comportamenti non in sintonia con le regole di condotta dallo stesso derivanti, informino tempestivamente il diretto superiore, oppure, nei casi in cui la segnalazione del dipendente al proprio superiore non sia efficace o sia imbarazzante o inopportuna, devono rivolgersi al Consiglio di Amministrazione nella sua interezza e/o ad uno o più dei suoi membri, nel rispetto della normativa a tutela dei dati personali.

Il Comitato Etico prenderà tempestivamente atto della segnalazione ed effettuerà gli opportuni approfondimenti, a conclusione dei quali eventualmente predisporrà un parere scritto su eventuali comportamenti non in linea con i principi contenuti nel Codice indicando gli atti riparatori ritenuti più idonei, quali ad esempio un’ulteriore formazione individuale o di gruppo.

Tutto ciò ha lo scopo di porre in essere le condizioni più favorevoli per evitare il ripetersi dei comportamenti giudicati impropri promuovendo opportune azioni di sensibilizzazione ai principi etici richiamati nel Codice.

Allorché vengano accertate gravi violazioni dei principi contenuti nel Codice, il Comitato Etico valuterà l’avvio di procedure sanzionatorie a carico dei responsabili di dette inosservanze.

I segnalanti saranno garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione; sarà inoltre garantita la riservatezza in merito all’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in malafede.

Le linee guida del Codice in ogni caso prevalgono rispetto alle istruzioni impartite dall’organizzazione gerarchica interna.

L’applicazione del presente Codice rientra tra le responsabilità personali di ciascun dipendente e collaboratore. Nessuno, una volta informato, potrà invocare a giustificazione del proprio comportamento la mancanza di conoscenza del Codice, o l’aver assecondato istruzioni contrarie provenienti da qualsivoglia livello gerarchico.

Destinatari interni ed esterni che non si sentano di riportare apertamente fatti gravi ad organi o persone interne alla Società possono comunque utilizzare il canale di segnalazione “Whistleblowing”, accessibile per chiunque dalla prima pagina del sito www.Bugnion.eu.

Sistema disciplinare

L’osservanza del presente Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti ai sensi e per gli effetti dell’Art. 2104 del Codice Civile.

La violazione delle disposizioni del Codice potrà costituire inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge anche con riguardo alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà comportare il risarcimento dei danni provocati.

L’osservanza del presente Codice Etico, analogamente, deve considerarsi parte essenziale degli obblighi contrattuali assunti dai collaboratori o dai soggetti in rapporti d’affari con la Società.

La violazione delle disposizioni del Codice potrà costituire inadempimento degli obblighi contrattuali assunti, con ogni conseguenza di legge con riguardo alla risoluzione del contratto o dell’incarico conferito, e al risarcimento degli eventuali danni derivati.

Meccanismo di revisione

Il Codice Etico sarà oggetto di una revisione annuale per garantirne la costante adeguatezza alle condizioni aziendali.

Il processo di revisione prevede che il Comitato Etico:

– elabori un Rapporto annuale sullo stato di attuazione del Codice e

– proponga al Responsabile Etico eventuali aggiornamenti del Codice, laddove dal Report annuale ne emergesse la necessità.

Codice Etico Bugnion S.p.A. versione 2.1 del novembre 2024